„Meine 25. Stunde“
Duschl Ingenieure – Vortragsreihe – Nachbericht
Referent: Kai Heß, ZTN Training & Consulting
Zeit- und Selbstmanagement als wichtige Grundlage für mehr Erfolg in der Arbeit und im Privatleben
Foto v.l.n.r. Kai Heß, Dagmar Heß und Andreas Duschl
„Zeit“ – viele Fragestellungen und Ideen kreisen um das Thema Zeit.
Herr Kai Heß hat an diesem Vortragsnachmittag das Thema grundlegend beleuchtet und Möglichkeiten aufgezeigt und angeschnitten, dieses begrenzte Gut geschickt zu nutzen.
Häufig klagen Menschen zu wenig Zeit zu haben. Doch jeder hat gleich viel Zeit. Die Frage ist nur, wie wir unsere Zeit verbringen, diese einteilen und wo wir unsere Prioritäten setzen. Wie wichtig ist uns etwas, damit wir unsere Zeit dafür verwenden.
Zu Beginn des Vortrags erläutert Herr Heß einige wesentliche Punkte, um an das Thema Zeitmanagement heranzuführen. Welche Arten von Stress gibt es, was ist Zeitmanagement, wie hat sich die Kommunikation verändert, gibt es Auswirkungen auf unser Gehirn, welche Veränderungen lassen sich über die letzten Jahre beobachten?
Wie gehen wir mit der Flut an Informationen um, die uns heute zur Verfügung stehen und auf uns einprasseln. Unser Gehirn ist nur in der Lage, eine Sache zu einer Zeit zu verarbeiten, das vielgepriesene Multitasking gibt es nicht. Wenn wir das berücksichtigen und unser Arbeiten dem anpassen, kann es uns viel Stress nehmen.
Natürlich wissen wir um viele Veränderungen bei den oben genannten Themen, doch eines ist sicher: Zeitmanagement ist individuell und die Persönlichkeit jedes Einzelnen hat Auswirkungen auf den Umgang mit Zeit und deren Verfügbarkeit; ist jemand stets fokussiert oder lässt sich jemand leicht ablenken, sind hier schon einfache Indikatoren.
Wo bleibt unsere Zeit? Wie können wir dies herausfinden und gegebenenfalls einen anderen Umgang mit unserer Zeit finden. Zeitfresser: Diese halten uns von unserer eigentlichen Arbeit ab. Effizienteres Arbeiten kann Zeit generieren. Bei jedem Zeitfresser ein kleines bisschen Zeit einsparen, kann einen zeitlichen Gewinn bringen. Sägeblatteffekt: Ständige Unterbrechungen bei unserer Arbeit lenken uns ab, stören die Konzentration und senken die Leistungsfähigkeit, kosten Energie und Zeit. Genauer gesagt benötigen wir bis zu 25% länger für die Erledigung einer Arbeit, wenn wir häufig unterbrochen werden. Vorschlag: Deutlich kommunizieren „ich arbeite“ oder „ich bin ansprechbar“, um so Ablenkungen zu reduzieren.
Monkey Business: Aufgaben die delegiert wurden und für die jemand anderes verantwortlich ist, kommen zu einem zurück und halten einen von der eigentlichen Arbeit ab.
Das „Problem“ = der „Affe“, der auf der eigenen Schulter sitzt. Je netter ich bin und je mehr zusätzliche Aufgaben ich annehme, umso mehr „Affen“ trage ich auf meiner Schulter. Jeder sollte versuchen seinen „Affen“ selber zu tragen, also eine Lösung für die übertragene Aufgabe oder das Problem zu finden. Heutzutage ist fast jeder ständig erreichbar. Dadurch wird oft vermieden, Entscheidungen eigenverantwortlich zu treffen, denn ständig steht jemand zur Verfügung, den man fragen kann oder muss. Zudem sind Effizienz – „Die Dinge richtig tun“ – und Effektivität – „Die richtigen Dinge tun“ wesentliche Punkte beim Zeit- und Selbstmanagement.
Viele Menschen treffen Vereinbarungen mit sich selbst, um Zeit richtig und besser zu nutzen. Herr Heß schilderte, welche Tricks hierbei helfen können. Nehmen Sie die Verabredung mit sich selbst genauso ernst, wie die mit einem Freund. Wenn der Freund immer wieder kurzfristig absagt, haben Sie irgendwann auch keine Lust mehr auf diesen unzuverlässigen Freund. Setzen Sie sich Ziele und diese sind natürlich SMART (spezifisch, messbar, akzeptiert, realistisch, terminierbar). Partner oder Wächter suchen, die einen bei der Umsetzung helfen; Zeiten, die für die Umsetzung der eigenen Ziele wichtig sind im Kalender blockieren. Natürlich winkt eine Belohnung, wenn das Ergebnis erreicht ist. Schaffung von positiven Strukturen und negative Strukturen erkennen und vermeiden. Erleichtern Sie sich die Umsetzung. Legen Sie z.B. die Joggingsachen so bereit, dass Sie schnell drauf zugreifen können. Wenn Sie lange suchen müssen haben Sie keine Lust mehr.
Moderne Zeitmanagementmodelle finden zum Schluss des Vortrags Erwähnung. „Agiles Arbeiten“ ist hierbei ein neuer Trend, d.h. den Rahmen schaffen, für strukturiertes Arbeiten, mit beispielsweise festen Zeitpunkten/Treffen und festgelegten Pflichten oder das Selbstmanagementmodell „Getting Things Done“ kann neue Strukturen bieten und dadurch effizientes Arbeiten ermöglichen.
Und zu guter Letzt: Nie vergessen sich Zeit zu nehmen „die Säge zu schärfen“ auch wenn das immer wieder schwer fällt.
Anhand zahlreicher, auch sehr bildlicher Beispiele hat Herr Heß anschaulich dargelegt und gezeigt wie wichtig Struktur für einen sorgsamen Umgang mit der Zeit ist bzw. sein kann und somit einen wesentlichen Beitrag zur eigenen Gesundheits- und Selbstfürsorge leistet.
Ein kurzweiliger, interessanter und inspirierender Vortrag
Nächster Termin unserer Vortragsreihe: 09.05.2019
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Referent: Philipp Helmgens, Duschl Ingenieure
